sábado, 2 de octubre de 2010

El Sistema de Gestión Integrada

Introducción

En esta nueva entrada nos sumergiremos más en cuestiones de integración de sistemas. Si no ha leído aún mi entrada anterior, le invito a hacerlo ahora: La Importancia de la Integración.

Antes de entrar en materia, es necesario definir qué es exactamente un Sistema de Gestión Integrada (en adelante SGI).

Un SGI es, por definición, un sistema capaz de crear un TODO a partir de las partes. Hablamos, por tanto, de integrar sistemas (o procesos) tradicionalmente gestionados por separado en un modelo de gestión unificada y coherente.

Aleida González y Cira Lidia Isaac Godínez definen el SGI como "el conjunto de la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política de la empresa".

El SGI se aplica a todas las actividades; relativas a la calidad de un producto o servicio, a las que presenten riesgos para la sociedad y a aquellas que puedan dañar el medio ambiente, existiendo una influencia mutua entre ellas.

El Modelo de Gestión Integrada toma como punto de partida aquellos requisitos de las normas ISO 9000:2000 e ISO 140001:96 que se encuentran directamente interrelacionados, tales como:

  • El compromiso por parte de la Dirección y el reflejo en toda la organización.
  • El desarrollo y éxito en la implantación del SGI depende en gran medida del nivel de implicación demostrado por la Dirección, y en función de dicho nivel estará la responsabilidad que se logre inculcar al personal de la empresa.
En resumen, el concepto actual de Calidad Total y Excelencia, que va más allá del anterior, incluyen la calidad de los productos y procesos, la calidad en el diseño y en el proyecto, la calidad medio ambiental, la calidad de gestión y, por supuesto, la calidad de la vida laboral, como partes esenciales de un todo.

De lo dicho resulta obvia la necesidad de una integración de los diferentes sistemas de gestión. Sin embargo, el problema parece residir en la identificación de éstos y en la forma de integrarlos para que sean operativos y permitan a la empresa cumplir sus objetivos, que no son otros que la satisfacción de los clientes sin que ocurran accidentes, ya sean de tipo medioambiental o laboral.

Desarrollando el Sistema de Gestión Integrada

Ya sabemos cómo los procesos básicos de cualquier organización son agrupados en una solución ERP, y cómo esta agrupación se encuentra diseñada y desarrollada para un flujo de tareas coherente, integrando prácticamente todos los procesos del negocio. Ahora es el momento de diseñar, desarrollar e implantar una serie de procesos adicionales que extiendan esta integración para alcanzar la excelencia.

Para alcanzar este objetivo debemos considerar el carácter preventivo del SGI. En otras palabras, el SGI tendrá una tendencia claramente preventiva, anticipándose a cualquier acción correctiva consecuencia de un efecto medioambiental no controlado o una mala calidad, por lo tanto, deberemos seguir una metodología denominada PDCA.

Este método, ya desarrollado y aplicado en la Calidad, y ahora utilizado en el ámbito del Medio Ambiente, se basa en la Rueda de Deming, en la que la gestión toma forma concentrándose en la definición de los objetivos, la evaluación de la situación actual, la implantación de un plan o programa, su medición y seguimiento de resultados, auditorias y revisión.


Rueda de Deming


A fin de desarrollar el modelo SGI deberemos enfocarnos a los procesos.

El desarrollo de este enfoque se basa en que cualquier actividad (o conjunto de actividades) que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados puede considerarse como un proceso y que, para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar los procesos interrelacionados.

La identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en la organización, y en particular las interacciones entre tales procesos, se conoce como "enfoque basado en procesos".

Otro de los factores fundamentales a tener en cuenta, es el de la comunicación (interna y externa). La organización debe lograr que se conozcan sus objetivos, el comportamiento de su cumplimiento y las vías para lograrlo, siendo la comunicación la base para lograrlo. La comunicación será, en definitiva, lo que permite concienciar sobre la importancia del SGI y del seguimiento de sus procedimientos.

Una comunicación eficaz permitirá el conocimiento de las necesidades y expectativas de todos los grupos de interesados y la retroalimentación de estos.

NOTA:

Los factores comentados precedentemente tienen especial relevancia en la capitalización de su sistema de gestión ERP (véase Capitalizando Dynamics: Un Nuevo Enfoque Sobre La Programación Defensiva).


Exigencias del SGI

Es posible enmarcar las necesidades de integración de los factores exigidos por SGI en, nada menos que: la gestión de la documentación, la gestión del modelo de la organización, la gestión de la calidad, la gestión de la prevención de riesgos laborales (incluyendo gestión medioambiental) y la gestión avanzada de los recursos humanos que, más allá de las nóminas, requiere procesos de selección, planes de formación continua, planes de carrera o sucesión, la conciliación de la vida laboral y profesional, etc.

En términos de gestión documental deberán contemplarse los siguientes:

Manual de Procedimientos:

Es el documento que contiene la descripción detallada de las actividades relativas al SGI. Este manual deberá exponer clara y detalladamente el desarrollo de las actividades relativas al SGI, es decir Cómo, Cuándo, Quién, Dónde y Por qué. Asimismo, deberá contener todos los procedimientos según las directrices del Manual Integrado de Gestión y los requerimientos de los clientes.

Documentación Técnica, Reglas e Instrucciones de Trabajo:

La documentación técnica estará constituida por aquellos documentos que contienen todas las características que deben cumplir un determinado producto o servicio.

Entre estos documentos podemos señalar:
  • Normas, requisitos legales y reglamentarios
  • Planos y especificaciones
  • Requisitos del cliente
  • Pliegos de condiciones
  • Métodos de ensayo

En lo que respecta a las reglas e instrucciones, éstas definen las actividades para fabricar, inspeccionar, almacenar, manipular, embalar, distribuir, instalar, etc., y deben explicar cómo hay que realizar una actividad en particular, con todos los detalles necesarios, prescindiendo de quién lo realiza. Entre estos documentos podemos señalar:
  • Instrucciones de trabajo
  • Pautas de proceso
  • Pautas de control
  • Gráficos de fabricación y control
  • Instrucciones de inspección

Registros:

Los registros son documentos y gráficos que reflejan datos o resultados relativos a la calidad y el medio ambiente y que proporcionan evidencias objetivas del funcionamiento eficaz del SGI. Los registros contemplarán las siguientes etapas:
  • Implantación de una nueva metodología o proceso
  • Verificación de cumplimientos de objetivos
  • Determinación de acciones correctivas que sean necesarias
  • Auditorías
  • Revisión por dirección
  • Mejoras

A fin de poder completar todo el espectro de un modelo SGI adecuado y que garantice el objetivo de excelencia, será necesario contar con una herramienta capaz de gestionar todas las acciones necesarias para lograr y mantener la competitividad. Estas acciones se resumen en:
  • Planificación estratégica
  • Desarrollo sostenible/Cuidado ambiental/Calidad de vida
  • Optimización de procesos/funciones
  • Benchmarking
  • Reducción/Eliminación de residuos - Prevención de riesgos
  • Capacitación/Motivación/Involucramiento
  • Conocimiento y respuesta a partes interesadas
  • La introducción de la gestión por procesos

SGI y Microsoft Dynamics

Aunque las soluciones ERP Microsoft Dynamics ofrecen un completo conjunto de herramientas para la gestión del negocio, y aunque existen en el mercado buenos productos desarrollados para extender estas funcionalidades, prácticamente no existen a la fecha productos dedicados al SGI a excepción de SGI 2010.

Este producto, en este momento disponible únicamente para Microsoft Dynamics NAV (Navision) extiende la gestión tradicional contemplando los cuatro niveles exigidos por SGI:

Organización
  • Modelos de organización clásicos y 7s
  • Modelos departamentales procesales, funcionales, geográficos, segmentales y por producción
  • Puestos de trabajo
  • Planes de sucesión
  • Planes de formación
  • Competencias
  • Convenios y categorías

Recursos Humanos
  • Candidatos
  • Procesos de selección
  • Empleados
  • Contratos de trabajo
  • Posibilidad de integración con los más importantes sistemas (internos o externos) de nóminas

Prevención de Riesgos Laborales
  • Evaluaciones
  • Criterios de evaluación legales y técnicos
  • Partes de accidentes/sanitarios
  • Cuidado de la salud

Calidad
  • Indicadores
  • No conformidades
  • Evaluaciones
  • Cuestionarios
  • Análisis Ishikawa
  • Auditorías

Dónde Obtener Ayuda para Implantar un Sistema de Gestión Integrada

Contacte con nosotros a través de nuestro sitio:
aisnet it

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